Generalnie zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego (GIS)co do zasad organizacji imprez są znane, warto jednak zwrócić na nie uwagę, aby zdecydować czy nie ponieść wydatków związanych z przejściem ze szkoleń, spotkań i konferencji tradycyjnych na szkolenia online lub tzw. telekonferencje. Decyzja w opisanym zakresie może być trudna, jednak na obecnym etapie warto ją podjąć tak, aby zabezpieczyć organizację tego typu wydarzeń na wypadek dalszych obostrzeń epidemicznych
Podstawowe założenia przy organizacji szkoleń, spotkań czy też konferencji powinny obecnie dodatkowo uwzględniać następujące aspekty:
- 1. wewnętrzne zasady organizatora wydarzenia,
- 2. politykę informacyjną dla uczestników wydarzeń,
- 3. zasady organizacji i umieszczenia uczestników wydarzeń,
- 4. określenie zasad bezpieczeństwa na terenie wydarzeń,
- 5. określenie zasad prowadzenia działalności gastronomicznej i handlowej podczas wydarzenia,z uwzględnieniem dodatkowych procedur dla imprez plenerowych,
- 6. stworzenie procedury postępowania w przypadku potwierdzenia zakażenia wirusem uczestnika lub obsługi wydarzenia.
Prócz tego GIS stworzył szereg zaleceń, które z uwagi na bezpieczeństwo uczestników, powinny zostać wdrożone m. in. w zakresie mycia rąk, gospodarowania odpadami oraz działań mających na celu ograniczenie ryzyka związanego z przenoszeniem wirusa za pośrednictwem systemów wentylacyjno-kanalizacyjnych wewnątrz budynków użyteczności publicznej oraz wielkopowierzchniowych obiektów handlowych.
Ogólnie rzecz biorąc główne zasady GIS ograniczają uczestnictwo w wydarzeniach osób powyżej 70 roku życia, dodatkowo posiadających choroby przewlekłe, co powoduje konieczność informacji ewentualnych uczestników w opisanym zakresie, skutkującym iż w założeniu nie powinniśmy osób we wskazanym przedziale wiekowym zapraszać na organizowane spotkanie. Jak wszyscy obecnie tak i uczestnicy spotkania zobowiązani są do stosowania środków ochrony osobistej tj.maseczek lub przyłbic i jednorazowych rękawiczek, to samo dotyczy, pracowników obsługi, dostawców wydarzenia, których dodatkowo zobowiązani jesteśmy obowiązkowo przeszkolić w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID-19. Samo wejście, jak w placówkach usługowych, poprzedzone powinno być obowiązkową dezynfekcją dłoni przez uczestników, pracowników obsługi, dostawców.
Pamiętać również należy o fizycznych odległościach , tzw. dystansie społecznym – min. 1,5 metra odległości. W zaleceniach GIS mowa jest również o przygotowaniu procedury postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji podejrzenia zakażenia i sposobach postępowania, co również dotyczy podmiotów zewnętrznych.
Tak więc, organizator jakiegokolwiek wydarzenia na początku powinien zastanowić się czy może zwiększyć bezpieczeństwo i ochronę zdrowia wszystkich uczestników jak również zaangażowanych pracowników i innych osób współorganizujących. To oznacza, iż konieczne jest całościowe spojrzenie na podejmowane działania w zakresie szkoleń czy warto ponosić koszty wszystkich zaleceń czy wykorzystać przeznaczone na ten cel pieniądze do innowacyjnych rozwiązań w zakresie telekonferencji i spotkań online.
Powodem takich rozważań jest to, że w celu zabezpieczenia przed ryzykiem zakażenia istotne jest ograniczenie liczby osób uczestniczących w wydarzeniu. W przypadku gdy obecnie w miejscu szkolenia może znajdować się nie więcej niż 1 osoba na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, może okazać się że organizacja przedsięwzięcia nie jest aż tak opłacalna w stosunku do poniesionych nakładów. Samo mierzenie temperatury, będzie również wymagało zgody, a wyznaczenie do tego celu osoby zobowiązuje nas do nabycia dodatkowo bezdotykowego termometru lub kamer termowizyjnych. Pamiętać należy o zorganizowaniu dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia, w miejsca gdzie możemy mieć potencjalnie większe ryzyko zakażenia, będą to miejsca toalet, wind oraz powierzchnie wspólne oraz, z którymi stykają się wszyscy uczestnicy np. klamki, poręcze, blaty, włączniki świateł, przyciski, uchwyty, oraz inne często dotykane powierzchnie co dodatkowo trzeba regularnie czyścić. Również zapewnienie posiłków i napojów i ich serwowanie to dodatkowe zajęcie, zwłaszcza że istnieją wymagania higieniczno-epidemiologiczne zawarte w wytycznych dla gastronomii.
Warto zapoznać się z opisanymi zaleceniami, aby świadomie kreować politykę w przedstawionym zakresie spotkań, szkoleń czy też konferencji by nie tracić ciężko zapracowanych pieniędzy w przyszłości, która jak widać raczej będzie inna niż wcześniej.